Kebijakan Privasi Portal NEXUS

Kebijakan ini berlaku bagi karyawan, tenaga alih daya, personel perusahaan afiliasi, serta pihak lain yang memperoleh akses sah ke NEXUS. PT Humpuss Maritim Internasional Tbk. (HUMI) bertindak sebagai pengendali data sepanjang menentukan tujuan dan kendali pemrosesan, sedangkan Departemen Management Information System (MIS) mengelola operasional teknis portal.

Entitas dalam grup atau mitra yang menentukan tujuan pemrosesannya sendiri dapat bertindak sebagai pengendali data terpisah dan wajib memenuhi kewajibannya masing-masing.

Data yang dapat diproses meliputi identitas kerja, alamat email dan kontak perusahaan, unit, jabatan, pengenal Microsoft 365, peran dan hak akses, isi permintaan serta persetujuan, lampiran, aktivitas pembelajaran dan sosialisasi, metadata perangkat atau jaringan, cookie sesi esensial, serta log keamanan dan audit.

Pengguna dilarang memasukkan data pribadi, data sensitif, atau informasi rahasia yang tidak diminta. Data tersebut hanya boleh disampaikan apabila relevan, diperlukan, dan pengguna berwenang melakukannya.

Data diperoleh langsung dari pengguna, direktori dan sistem perusahaan yang sah, fungsi Human Capital, administrator berwenang, perangkat atau jaringan perusahaan, serta catatan aktivitas yang dihasilkan ketika NEXUS digunakan. HUMI tidak menghimpun data dari sumber lain tanpa kebutuhan dan dasar pemrosesan yang sah.

Data diproses untuk autentikasi, penyediaan layanan, kontrol akses, alur permintaan dan persetujuan, dukungan operasional, keamanan, pencegahan penyalahgunaan, keberlangsungan layanan, pelaporan, kepatuhan, dan audit.

Dasar pemrosesan dapat berupa pelaksanaan hubungan kerja atau kontrak, kewajiban hukum, kepentingan sah perusahaan yang telah dipertimbangkan secara wajar, atau persetujuan apabila diwajibkan. Data tidak boleh digunakan untuk tujuan baru yang tidak selaras tanpa dasar yang sah dan pemberitahuan yang memadai.

Akses diberikan berdasarkan kebutuhan kerja dan prinsip kewenangan minimum. Data hanya dapat diungkapkan kepada unit internal terkait, afiliasi yang berwenang, penyedia layanan yang terikat kewajiban kerahasiaan dan keamanan, atau pihak berwenang apabila diwajibkan hukum. HUMI tidak menjual data pribadi pengguna.

Transfer data ke luar Indonesia, apabila diperlukan, harus memenuhi ketentuan pelindungan data yang berlaku serta menggunakan pengamanan kontraktual, teknis, atau organisasi yang memadai.

NEXUS menggunakan cookie atau penyimpanan lokal yang diperlukan untuk sesi, keamanan, preferensi, dan fungsi portal. Portal tidak menggunakan cookie iklan untuk melacak pengguna. Aktivitas sistem dapat dicatat secara proporsional untuk keamanan, pemecahan masalah, kepatuhan, dan audit.

Data disimpan sesuai jadwal retensi perusahaan selama diperlukan untuk penyediaan layanan, hubungan kerja, pembuktian, penyelesaian sengketa, keamanan, atau kewajiban hukum. Setelah tujuan dan masa retensinya berakhir, data dihapus secara aman, dianonimkan, atau diarsipkan dengan akses terkendali. Log audit dapat disimpan lebih lama apabila diperlukan untuk menjaga integritas bukti.

MIS menerapkan kontrol berbasis risiko, termasuk akses berbasis peran, pemisahan kewenangan, pencatatan aktivitas, perlindungan transmisi, pencadangan, pemantauan, serta respons insiden. Pengguna wajib menjaga akun dan perangkat, tidak membagikan kata sandi atau kode MFA, serta segera melaporkan dugaan kebocoran, salah kirim, akses tanpa hak, atau kehilangan perangkat.

Apabila terjadi kegagalan pelindungan data yang wajib diberitahukan, HUMI akan menyampaikan pemberitahuan kepada pihak yang berhak dan otoritas sesuai batas waktu, isi, dan tata cara yang ditentukan peraturan.

Sesuai peraturan yang berlaku, subjek data dapat meminta informasi, akses atau salinan, perbaikan, pembaruan, pembatasan, penghentian atau penghapusan pemrosesan, menarik persetujuan, atau mengajukan keberatan. HUMI dapat meminta verifikasi identitas dan akan menanggapi sesuai jangka waktu yang berlaku.

Permintaan dapat ditolak atau dibatasi apabila terdapat dasar hukum, kewajiban retensi, kebutuhan pembuktian, keamanan, atau hak pihak lain. Alasan penolakan akan disampaikan sepanjang diperbolehkan.

Permintaan hak, pertanyaan, atau pengaduan privasi dikirim ke [email protected] dengan subjek "[PRIVASI NEXUS]" serta mencantumkan nama, unit, dan uraian yang cukup untuk verifikasi. Jangan pernah mengirimkan kata sandi, kode OTP, token, atau data pribadi yang tidak diperlukan. MIS akan berkoordinasi dengan fungsi Legal, Human Capital, dan manajemen sesuai sifat permintaan.

Kebijakan ini dapat diperbarui apabila layanan, risiko, praktik pemrosesan, atau peraturan berubah. Nomor versi dan tanggal berlaku dicantumkan pada halaman ini. Perubahan material akan dikomunikasikan melalui kanal perusahaan yang sesuai sebelum atau ketika perubahan mulai berlaku.