Panduan Penggunaan OneDrive untuk Distribusi Data Aman & Terkendali

1. Upload & Simpan Data di OneDrive

Simpan file penting langsung ke folder OneDrive (bukan di desktop/lokal).
Pastikan file tersimpan otomatis dengan fitur AutoSave pada aplikasi Office (Word, Excel, PowerPoint).
Gunakan struktur folder sesuai departemen agar mudah dikelola.

Klik kanan file/folder → pilih Share (Bagikan).
Pilih opsi Link settings (Pengaturan tautan):
- Specific people (Orang tertentu) → hanya orang yang ditentukan dapat membuka.
- People in your organization (Orang di organisasi) → hanya karyawan internal dengan akun perusahaan.
- Anyone with the link (Siapa saja dengan link) → hindari opsi ini, kecuali untuk keperluan publik resmi.
Atur izin akses:
- View (Lihat) → hanya bisa melihat/download.
- Edit (Ubah) → bisa edit file, sebaiknya hanya untuk kolaborasi internal.
Jika perlu, aktifkan:
- Set expiration date (Tanggal kedaluwarsa link).
- Set password untuk akses tambahan keamanan.

Audit & Riwayat Aktivitas
- Gunakan fitur Version History untuk melihat perubahan.
- Cek siapa yang terakhir membuka/mengedit file.
Batasi Download
- Pada file sensitif, gunakan opsi Block download agar penerima hanya bisa melihat online.
Cabut Akses
- Masuk ke “Manage Access” → hapus akses jika tidak relevan lagi.

Selalu gunakan akun resmi perusahaan (Microsoft 365) untuk berbagi file.
Jangan gunakan email pribadi atau WhatsApp untuk distribusi data sensitif.
Untuk data pribadi/rahasia:
- Gunakan password tambahan.
- Batasi akses hanya pada orang yang berkepentingan.
- Atur expiry date link agar tautan otomatis tidak berlaku setelah periode tertentu.

HR → Finance: mengirim data payroll → gunakan opsi Specific people, izin View only, + expiry date.
Legal → Direksi: mengirim dokumen kontrak → gunakan View only, Block download.
Project Team Collaboration: gunakan Edit untuk dokumen kerja bersama.